Inventario. Che cos’è

Si avvicina la fine dell’anno e, per tutti i negozi di ogni genere e dimensione, è tempo di fare l’Inventario.

L’Inventario è un momento molto importante, se non il più importante, di tutto l’anno per la corretta gestione del punto vendita.

CHE COS’È L’INVENTARIO

Chiariamo prima di tutto il concetto di Inventario.

L’Inventario è il conteggio fisico di tutti i prodotti presenti all’interno del punto vendita e nel magazzino.

Come si può notare, è un concetto molto semplice che però richiede un lavoro lungo e di grande precisione, affinchè l’Inventario possa considerarsi corretto e, di conseguenza, utile.

Il risultato dell’Inventario è la giacenza fisica esatta dei prodotti presenti nel punto vendita.

In questo momento si verifica anche, e soprattutto, se la giacenza fisica corrisponde alla giacenza teorica registrata nei sistemi informativi dell’azienda.

Il risultato dell’Inventario è quello che andrà registrato sul bilancio d’esercizio dell’azienda e va di conseguenza che deve essere il più preciso possibile perché questo dato, oltre ad avere valore fiscale, viene utilizzato per definire le strategie aziendali e tutte le azioni conseguenti.

QUANDO SI FA L’INVENTARIO

L’Inventario generalmente si fa nei primi giorni dell’anno perché è un dato che si riferisce al bilancio d’esercizio dell’anno precedente.

A seconda delle esigenze, si possono fare anche Inventari semestrali, trimestrali o anche mensili.

Il giorno dedicato all’Inventario il punto vendita rimane chiuso al pubblico, anche se alcune aziende, proprio per non perdere un’intera giornata di guadagni, svolgono l’Inventario di notte, dopo la chiusura.

A seconda delle esigenze, si può fare solo l’Inventario di una determinata zona del punto vendita e in quel caso il punto vendita rimane aperto al pubblico e viene chiusa solamente la zona soggetta a inventario.

COME SI FA L’INVENTARIO

L’Inventario è composto di una serie di fasi conseguenti tra loro che comunque possono variare da un’azienda all’altra. Non c’è una legge che definisce la procedura di Inventario, ma ogni azienda studia una propria procedura per svolgere l’Inventario nel modo più preciso e veloce possibile.

Prima dell’Inventario il punto vendita viene suddiviso in zone e ogni zona viene assegnata a una squadra di addetti che lavorano sotto il coordinamento di un capo – squadra.

Ecco quali sono generalmente le fasi dell’Inventario:

1. Conteggio fisico dei prodotti: per ogni prodotto vengono conteggiati tutti quelli presenti a scaffale e sul primo prodotto viene scritto il numero dei prodotti omogenei presenti nella fila. E così via, si fa la stessa operazione in tutta la zona assegnata.
2. Con un terminale si “sparano” tutti i prodotti e si registra il numero segnato sul primo prodotto.
3. Si caricano le registrazioni dei terminali sul computer e si verifica la corrispondenza del conteggio fisico con le giacenze presenti sul sistema. Dove dovessero esserci delle discordanze si va a verificare fisicamente qual è il dato corretto.

Tra la seconda e la terza fase si possono fare delle ulteriori verifiche per controllare se il conteggio fisico è stato eseguito correttamente o se ci sono stati degli errori.

QUANTO DURA L’INVENTARIO

L’Inventario non ha una durata precisa. Questa dipende da diversi fattori, ad esempio:

• dimensioni del punto vendita
• quantità di prodotti da contare
• numero di addetti presenti che svolgono le operazioni.

CHI FA L’INVENTARIO

L’Inventario viene svolto dagli Addetti all’Inventario che solitamente sono il personale stesso del punto vendita.

A seconda delle esigenze, ad esempio se il punto vendita è molto grande, oppure per velocizzare le procedure, viene assunto anche del personale esterno solitamente tramite agenzie interinali.

Esistono anche società specializzate negli Inventari, le quali si occupano di tutte le procedure fornendo anche il personale.

PERCHÉ È IMPORTANTE FARE L’INVENTARIO

Fare l’Inventario è, non solo importante, ma fondamentale, per tre motivi:

1. Si scoprono errori di giacenza dovuti, ad esempio, a furti, errori nel caricamento delle bolle, errori nell’uscita dei prodotti.
2. Si ottimizzano gli ordini della merce perché si hanno le giacenze correte e si evitano così rotture di stock.
3. Si ottimizzano le strategie per il raggiungimento degli obiettivi perché, per definire delle strategie di successo, bisogna partire da dati corretti e precisi.

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