Come usare il registratore di cassa

In quest’articolo spiegheremo nel dettaglio una mansione fondamentale all’interno di ogni punto vendita di qualsiasi genere e dimensione: come usare il registratore di cassa.

Il registratore di cassa è lo strumento principale e più importante presente all’interno di ogni punto vendita. Esso serve per registrare i pagamenti e gestire tutte le operazioni con il denaro durante la giornata.

CHI UTILIZZA IL REGISTRATORE DI CASSA

Il compito di utilizzare il registratore di cassa è affidato al Cassiere (o Cassiera). Per conoscere meglio la figura professionale del Cassiere leggi il nostro articolo Il Cassiere (o la Cassiera). Mansioni e requisiti.

In breve, il Cassiere, all’interno di un punto vendita, è il responsabile dell’utilizzo del registratore di cassa e, in generale, di tutte le attrezzature per accettare e registrare i pagamenti per i beni o servizi acquistati dai clienti.

Ma torniamo a parlare del registratore di cassa.

Ci sono due tipologie di registratori di cassa: quello “classico” e quello più moderno con lo schermo “touch”.

REGISTRATORE DI CASSA “CLASSICO”

Il registratore di cassa classico, o “vecchio stile”, è quello presente generalmente nei piccoli negozi di generi alimentari o di abbigliamento.

È costituito da un unico blocco che comprende un piccolo display, una tastiera e il cassetto per il denaro.

Per registrate i pagamenti vanno inserito manualmente il prezzo e la quantità di ogni articolo, oppure, se è presente un lettore ottico collegato, si “sparano” direttamente i codici a barre dei prodotti.

REGISTRATORE DI CASSA “MODERNO”

Il registratore di cassa “moderno” è quello presente in tutti i punti vendita di ogni genere di grandi dimensioni ma, pian piano, sta comparendo sempre di più anche nei piccoli negozi.

Questo tipo di registratore di cassa è composto da un normale computer con uno schermo cui sono collegati i seguenti strumenti:

• Stampante fiscale: è lo strumento nel quale è inserito il rotolino di carta dove vengono stampati gli scontrini;
• Lettore ottico di codici a barre;
• Lettore POS: per i pagamenti con bancomat o carta di credito;
• Stampante.

Andiamo ora ad analizzare questi strumenti uno per uno.

LO SCHERMO

Nello schermo del computer compare il software del registratore di cassa, strutturato solitamente in questo modo:

Sulla sinistra si trova l’elenco degli articoli presenti sul conto aperto in quel momento, quindi ogni volta che un articolo viene “sparato”, questo appare nell’elenco.

Sulla destra c’è la tastiera dalla quale è possibile inserire manualmente le quantità e le descrizioni nel caso di ricerca testuale di un articolo che non ha nessun codice.

Altre funzioni importanti del registratore di cassa che possono essere utilizzate spesso sono:

• Cancella riga: elimina l’articolo della riga selezionata;
• Parcheggia: consente di sospendere e memorizzare momentaneamente un conto aperto per riprenderlo in un momento successivo attraverso il tasto Conti parcheggiati;
• Ricerca testuale: questo tasto permette di fare una ricerca tramite la descrizione del prodotto nel caso di articoli senza nessun codice;
• Articolo generico: consente di caricare manualmente descrizione e prezzo di un articolo non codificato;
• Apertura cassetto: consente di aprire in ogni momento il cassetto del denaro;
• Reso articolo: permette di stornare l’articolo selezionato nel caso di reso da parte del cliente;
• Fattura: emette una fattura per quel conto;
• Cambia prezzo: si può cambiare manualmente il prezzo dell’articolo;
• Cambia quantità: imposta la quantità dell’articolo selezionato.

Di solito, in una sezione dedicata, si possono impostare dei tasti di selezione veloci ad esempio per la frutta e la verdura e per i sacchetti della spesa.

LA STAMPANTE FISCALE

La stampante fiscale è il dispositivo dove viene inserito il rotolino di carta ed è sostanzialmente la stampante degli scontrini.

LETTORE OTTICO DI CODICI A BARRE

Questo letto può essere fisso sulla cassa oppure sotto forma di pistola. Avvicinando il codice a barre presente sul prodotto al lettore, questo viene letto e compare sullo schermo.

LETTORE POS

È il lettore utilizzato per eseguire i pagamenti tramite bancomat o carta di credito. Il suo funzionamento è il seguente:

• Si inserisce la carta nella fessura;
• Si seleziona la tipologia di pagamento (bancomat o carta di credito);
• Si inserisce manualmente l’importo (alcuni software lo inseriscono in automatico quindi questo passaggio viene saltato);
• Il cliente inserisce il PIN tramite un apposito tastierino;
• Se la transazione va a buon fine, vengono emessi due scontrini:
  • Il primo viene conservato dal Cassiere e inserito nella chiusura di cassa;
  • Il secondo viene consegnato al cliente.

Attualmente, le carte sono anche contactless, quindi si possono fare le transazioni senza bisogno di inserire la carta manualmente nel lettore ma solamente avvicinandola a esso. Per gli importi sotto i 25,00 € non è richiesto il PIN e viene emesso un solo scontrino che rimane al Cassiere. Se il cliente dovesse richiederlo, si può fare una ristampa manualmente.

STAMPANTE

A volte al registratore di cassa è collegata anche una stampante per la stampa di fatture, ricevute o altri documenti riguardanti le attività di cassa.

COME FARE UN CONTO DAL REGISTRATORE DI CASSA

Ora vediamo tutte le fasi da seguire per fare un conto tramite il registratore di cassa ed emettere lo scontrino:

• Prima di tutto il Cassiere deve fare il login nel software del registratore di cassa inserendo la propria password (se richiesta dal sistema);
• Chiedere al cliente la carta fedeltà (se prevista);
• “sparare” tutti gli articoli del cliente tramite il lettore ottico;
• Andare sul tasto “pagamento” (o simili);
• Selezionare la modalità di pagamento (contanti, carta di credito o bancomat, ma a volte anche assegno o finanziaria);
• Emettere e consegnare lo scontrino al cliente;
• Dare l’eventuale resto.

Nei prossimi articoli vedremo anche quali sono le altre operazioni da fare col registratore di cassa, soprattutto quelle di apertura e di chiusura della cassa.

Continuando a seguirci su Work In Store troverete altri approfondimenti sulle procedure di cassa, sulle attività del Cassiere (o Cassiera) e tante altre informazioni utili sul lavoro nella GDO e nel Retail. 

Qui troverete anche tutte le offerte di lavoro sempre aggiornate con tanti consigli utili su come candidarsi.

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